Wat moet je nalopen voordat de GGD langskomt voor een inspectiebezoek op je locatie?

Een inspectiebezoek van de GGD kondigt zich zelden lang van tevoren aan, en dat hoeft ook niet als je dossier meeloopt met de praktijk. De toezichthouder kijkt naar wat er op de groep gebeurt en naar het papier dat dat onderbouwt. Deze checklist loopt beide kanten langs, blok voor blok, zodat je ruim voor het bezoek weet welke gaten er nog zitten.

Zo gebruik je deze checklist

Loop de blokken hieronder in volgorde door en geef elk punt een van drie uitkomsten: klaar, bijna klaar, of ontbreekt. Alleen die derde categorie kost echt tijd, en die wil je kennen op een rustige dinsdagochtend en niet op de ochtend van het bezoek.

Plan er twee momenten voor. Een eerste ronde waarin je alles langsloopt en aankruist, en een tweede ronde een week later waarin je controleert of de herstelacties er werkelijk zijn. Zonder die tweede ronde blijft een checklist een lijstje goede voornemens.

Werk de lijst bij voorkeur met twee mensen af: iemand van de groep en iemand van kantoor of de directie. De eerste weet wat er werkelijk gebeurt, de tweede weet waar de stukken liggen. Wat er gebeurt als die twee blikken niet samenkomen, staat in de acht fouten die een toezichthouder het snelst opmerkt.

Blok 1: het veiligheids- en gezondheidsbeleid

De Wet kinderopvang vraagt van houders een veiligheids- en gezondheidsbeleid dat actueel is en bekend bij medewerkers. Beide woorden tellen even zwaar: actueel gaat over de inhoud, bekend gaat over het team.

De inhoud van het beleid

• Het beleid beschrijft de locatie zoals die vandaag is: het aantal groepen, de ruimtes, de slaapkamers, de keuken en de buitenruimte.
• De grote risico's zijn benoemd, met per risico de maatregel en de reden waarom die maatregel volstaat.
• De kleine risico's die kinderen juist mogen leren beheersen staan er apart in, zodat zichtbaar is dat die keuze bewust is gemaakt.
• Er staat in hoe een medewerker een ongeval of bijna-ongeval meldt, wie de melding leest en wanneer die tot een aanpassing leidt.
• De datum van de laatste herziening staat op het document, met de naam van degene die het heeft vastgesteld.
• Verwijzingen naar bijlagen kloppen: het protocol waar het beleid naar verwijst, bestaat en heeft dezelfde naam.

De bekendheid bij het team

• Elke medewerker, ook de invaller en de stagiair, heeft het beleid gelezen en dat afgetekend met datum.
• Het beleid staat als vast punt op de agenda van het teamoverleg en de notulen laten zien wat er is besproken.
• Nieuwe medewerkers krijgen het beleid in hun eerste werkweek, aantoonbaar en niet als losse mededeling.
• Op de groep ligt een korte werkversie, zodat niemand een dik document hoeft door te bladeren om iets na te zoeken.
• Aanpassingen na een incident zijn terug te vinden: wat er gebeurde, wat je hebt veranderd en wanneer.

Blok 2: de logboeken van gebouw en buitenruimte

Dit blok is het snelst te controleren en tegelijk het vaakst incompleet. Logboeken zijn saai om bij te houden en meedogenloos om te lezen: een gat van drie maanden ziet iedereen meteen.

• Voor elk speeltoestel is een logboek bijgehouden met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen. Dat is de verplichting uit het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen; de NVWA houdt daar toezicht op.
• De veiligheidseisen waar de toestellen aan voldoen zijn herleidbaar naar de normenreeks NEN-EN 1176, met de bijbehorende documenten van leverancier of keurder.
• De periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen is uitgevoerd volgens NEN 3140, met een rapport dat je kunt tonen.
• Staan er bomen op het terrein, dan is er een periodieke boomveiligheidscontrole. Visual Tree Assessment is daarvoor de gangbare methodiek; de zorgplicht van de eigenaar volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW.
• De risico-inventarisatie en -evaluatie met plan van aanpak uit de Arbowet is aanwezig en actueel. Werkgevers met ten hoogste 25 werknemers mogen een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de RI&E dan niet te laten toetsen.
• De acties uit het plan van aanpak hebben een eigenaar en een datum, en afgeronde acties zijn afgetekend.
• Schoonmaak, temperatuurcontroles en de controle van de EHBO-koffer hebben een vast ritme en een zichtbare aftekening.

Blok 3: personeel, screening en inzet op de groep

Dit blok raakt mensen, dus zorgvuldigheid weegt hier het zwaarst. Een ontbrekend document is vervelend; een medewerker die niet correct gescreend op de groep staat, is een probleem van een andere orde.

• Elke medewerker heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag. Die wordt afgegeven door Justis en hoort in het personeelsdossier te zitten, niet in een mailbox.
• Iedereen die op de locatie werkt valt onder de continue screening en is correct gekoppeld, ook stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers die structureel aanwezig zijn.
• Bij dagopvang is vastgelegd hoe het vierogenprincipe in de praktijk is geregeld: welke maatregelen, op welke momenten van de dag, en wie het controleert.
• De beroepskracht-kindratio is per groepssamenstelling doorgerekend met de rekentool op 1ratio.nl, en die berekening is bewaard bij het rooster.
• Roosters, aanwezigheidslijsten en de inzet van invallers zijn per dag terug te vinden, ook met terugwerkende kracht.
• Kinder-EHBO en scholing zijn geregistreerd met geldigheidsdatum, zodat je ziet wat er de komende maanden verloopt.
• Het pedagogisch beleid en de praktijk op de groep spreken elkaar niet tegen, bijvoorbeeld over wennen, mentorschap en het opvangen van een groep bij ziekte.

Blok 4: meldcode, ouders en privacy

Houders moeten werken met een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Een toezichthouder vraagt zelden om een casus, maar wel om de route: weet een medewerker wat te doen bij een signaal, en bij wie komt dat terecht.

• De meldcode is vastgesteld, staat op de locatie en is bekend bij het hele team, ook bij wie er net werkt.
• Er is aanwijsbaar iemand bij wie een medewerker met een zorg terechtkan, en die rol is niet afhankelijk van één persoon die toevallig aanwezig is.
• Scholing en oefening rond signaleren zijn vastgelegd met datum en deelnemers. Hoe de route van signaal naar besluit eruitziet, staat in het stappenplan voor de meldcode in de kinderopvang.
• Ouders weten waar het beleid en de klachtenregeling te vinden zijn, en de oudercommissie is betrokken bij de onderwerpen waarop dat hoort.
• Het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG bestaat en klopt. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft, en daarmee geldt de plicht in de kinderopvang vrijwel altijd.
• Gegevens over de gezondheid van een kind zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en zijn navenant afgeschermd.
• Met elke leverancier die namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst gesloten volgens artikel 28 AVG.
• Het team weet dat een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert, en dat elk datalek intern wordt geregistreerd.

Blok 5: de dag van het bezoek zelf

De GGD inspecteert namens de gemeente en de gegevens van je locatie staan in het Landelijk Register Kinderopvang. Zorg dat de registratie klopt met de werkelijkheid voordat het gesprek begint; een afwijking daar zet de toon voor de rest van de dag.

Spreek van tevoren af wie het gesprek voert, wie de stukken pakt en wie op de groep blijft. Onderstaande verdeling werkt op de meeste locaties.

Wie pakt wat tijdens het bezoek

De toezichthouder vraagt naar	Waar het vandaan komt	Wie het pakt
Veiligheids- en gezondheidsbeleid	Vastgesteld document met herzieningsdatum	Locatiemanager
Aftekeningen van het team	Overzicht per medewerker	Locatiemanager
Logboek speeltoestellen	Logboek per toestel	Beheerder gebouw
VOG en screening	Personeelsdossier	Kantoor of directie
Beroepskracht-kindratio	Berekening bij het rooster	Pedagogisch medewerker
Meldcode en route bij signalen	Meldcode plus scholingsoverzicht	Aandachtsfunctionaris

Leg alles digitaal binnen handbereik in plaats van in een kast. Wie tijdens een gesprek drie minuten zoekt naar een keuringsrapport, wekt de indruk dat het rapport zelden wordt bekeken. Precies dat gemak is de reden dat we het inspectiedossier van Opvangdossier hebben gebouwd: één plek waar beleid, logboeken en aftekeningen bij elkaar staan.

Na het bezoek: de bevindingen wegwerken

Na de inspectie volgt een rapport. Lees het conceptrapport zorgvuldig, ook op feitelijke onjuistheden zoals een verkeerd aantal groepen of een verkeerde datum, en reageer binnen de termijn die de GGD noemt.

Zet elke bevinding om in een actie met een eigenaar en een einddatum, en bewaar het bewijs van herstel bij die actie. Een tekortkoming die je aantoonbaar hebt opgelost, weegt bij een volgend bezoek anders dan een tekortkoming die alleen mondeling is besproken.

Plan de herstelacties vervolgens in je jaarritme, zodat ze niet los blijven zweven. Hoe zo'n jaar eruitziet, staat uitgewerkt in het geschetste inspectiejaar van een BSO met drie groepen.

Conclusie: een checklist die zichzelf bijhoudt

Een inspectiebezoek verloopt rustig als het dossier de praktijk volgt in plaats van andersom. De blokken hierboven kosten een halve dag als je ze op tijd doet en een slapeloze week als je ze uitstelt.

Opvangdossier zet deze checklist om in taken met een eigenaar, een termijn en een aftekening, en bewaart per punt het bewijs dat erbij hoort. Hoe die aanpak tot stand is gekomen, lees je op de pagina over Jimenez Julien en zijn werkwijze.

Wil je zien hoe je locatie erin staat, vraag dan een demo aan via het contactformulier. We nemen je checklist dan samen door met je eigen beleid ernaast.