Beleid met versies
Je veiligheids- en gezondheidsbeleid staat per locatie klaar met een herzieningsdatum. Oude versies blijven bewaard, zodat je kunt tonen wat er wanneer gold.
Voor kinderdagverblijven, BSO's en gastouderbureaus
Je opvangdossier altijd bij de tijd
Opvangdossier houdt je veiligheids- en gezondheidsbeleid, je meldcode en je logboeken zo bij dat een inspectiebezoek van de GGD gewoon een werkdag blijft.
Geen verplichtingen, geen betaalgegevens vooraf. We antwoorden binnen twee werkdagen.
Het probleem
Het beleid staat op papier, de praktijk staat in iemands hoofd
Bijna elke houder heeft een veiligheids- en gezondheidsbeleid liggen. De Wet kinderopvang vraagt echter meer: het beleid moet actueel zijn en bekend bij de medewerkers, en dat moet je kunnen laten zien. Juist daar wringt het.
- Het beleidsdocument is een jaar geleden voor het laatst aangepast, terwijl de indeling van de groepen intussen twee keer is gewijzigd.
- De ongevallenregistratie zit in een schriftje op de groep, de evaluatie ervan zit in een mailwisseling en de conclusie staat nergens.
- Bij de aankondiging van een inspectiebezoek gaat de locatiemanager 's avonds mappen doorspitten om te vinden wat de toezichthouder wil zien.
- Nieuwe medewerkers tekenen wel voor het protocol, maar niemand kan achteraf nog laten zien welke versie ze precies gelezen hebben.
- De controle van de buitenruimte gebeurt trouw, alleen belandt de uitkomst zelden in een logboek dat je kunt tonen.
Het gevolg is bekend: een tekortkoming op een punt waar je in de praktijk juist goed op let, alleen niet aantoonbaar. Dat kost herstelafspraken, een herinspectie en veel onnodige spanning op de groep.
De oplossing
Van los papier naar een dossier dat zichzelf bijhoudt
Opvangdossier zet je beleid, je afspraken en je bewijsstukken in een vaste structuur en zorgt dat er iemand aan de beurt is voordat iets veroudert.
-
Inrichten
Je zet je locaties uit het Landelijk Register Kinderopvang klaar en koppelt per locatie je huidige beleidsstukken, protocollen en plattegronden.
-
Verdelen
Elk onderdeel krijgt een eigenaar en een herzieningsmoment. De locatiemanager ziet in een oogopslag wat van wie is en wanneer het aan de beurt komt.
-
Bijhouden
Medewerkers vullen controles, ongevallen en aftekeningen op de groep in via hun telefoon. Elke invoer krijgt een datum, een naam en een versie.
-
Tonen
Bij een inspectiebezoek open je het dossier van die locatie, of je exporteert het als een pdf met inhoudsopgave die je meestuurt.
Functionaliteiten
Wat er in Opvangdossier zit
Alles is gebouwd rond de vraag die een toezichthouder stelt: laat maar zien hoe je dat geregeld hebt.
Meldcode in stappen
De meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling staat als route in het systeem, met per stap ruimte voor je afweging, je overleg en je besluit.
Personeelsdossier
Per medewerker leg je vast dat de VOG is overlegd, dat de koppeling voor continue screening is gemaakt en welke protocollen zijn doorgenomen.
Logboek buitenruimte
Voor speeltoestellen houd je het logboek bij dat het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen voorschrijft: keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen.
Ongevalsregistratie
Een medewerker legt een voorval binnen een minuut vast op de groep. De evaluatie en de aanpassing van het beleid hangen er meteen aan.
Vierogenprincipe
Je beschrijft per ruimte en per dagdeel hoe je het vierogenprincipe invult, en houdt bij wanneer je die invulling voor het laatst hebt getoetst.
Aftekenen door het team
Medewerkers bevestigen dat ze een protocol of een gewijzigd beleidsonderdeel hebben gelezen. Je ziet wie nog moet aftekenen zonder iemand na te lopen.
Export voor de inspectie
Een knop maakt een geordend inspectiedossier van de locatie, met inhoudsopgave, versienummers en datums, klaar om te delen of af te drukken.
Wat het oplevert
Minder avondwerk, meer rust op de groep
In de taal van de praktijk: je weet waar alles staat, je weet wie ergens over gaat, en je weet dat het klopt.
- Geen zoekwerkBeleid, protocollen en logboeken staan per locatie bij elkaar, ook als je meerdere locaties draait.
- Aantoonbaar actueelElk onderdeel heeft een datum, een eigenaar en een versie, precies wat een toezichthouder vraagt.
- Rust in het teamJe medewerkers weten welke versie geldt en tekenen daar in twee tikken voor af.
- OverdraagbaarValt je locatiemanager uit, dan neemt een collega het dossier over zonder eerst een archief te ontcijferen.
Eerlijk over wat het is
Waar je op kunt rekenen en waarop niet
Dit doet Opvangdossier wel
- Je beleid, protocollen en bewijsstukken ordenen per locatie en per onderwerp.
- Herzieningsmomenten bewaken en de juiste persoon eraan herinneren.
- Invoer vanaf de groep mogelijk maken, met datum, naam en versie erbij.
- Een geordend dossier opleveren dat je bij een inspectiebezoek kunt tonen.
Dit doet Opvangdossier niet
- Het schrijft je beleid niet voor je. De inhoud blijft van jou als houder.
- Het rekent de beroepskracht-kindratio niet uit. Dat doe je met de rekentool op 1ratio.nl.
- Het geeft geen oordeel over je locatie. De GGD inspecteert namens de gemeente en beoordeelt zelf.
- Het vervangt geen planning-, uren- of facturatiesysteem.
De regels waar het dossier op rust
Kinderopvang valt onder de Wet kinderopvang. Locaties staan in het Landelijk Register Kinderopvang en de GGD inspecteert namens de gemeente. Houders moeten een veiligheids- en gezondheidsbeleid hebben dat actueel is en bekend bij de medewerkers, en werken met een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. In de dagopvang geldt het vierogenprincipe, medewerkers vallen onder continue screening en moeten een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben, die door Justis wordt afgegeven. Voor speeltoestellen verplicht het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen de beheerder een logboek bij te houden met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen; de NVWA houdt daar toezicht op. Opvangdossier is rond deze verplichtingen ingericht.
Gegevens en privacy
Je dossier bevat gegevens over medewerkers en soms over kinderen, en dat laatste kan bijzondere persoonsgegevens betreffen zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG. Wij verwerken die gegevens op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, en de Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthouder waar je met een klacht terechtkunt. Ons advies blijft: leg in het dossier alleen vast wat je voor toezicht en veiligheid echt nodig hebt.
Wie erachter zit
Opvangdossier wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Geen anoniem platform en geen callcenter: je hebt contact met de persoon die de software bouwt. Lees meer op de pagina over de auteur.
Wat er na het formulier gebeurt
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een demo van ongeveer een half uur waarin we jouw locaties als voorbeeld gebruiken. Je zit daarna nergens aan vast.
Zo ziet het eruit in de praktijk
De volgende situatie is een geschetst voorbeeld, geen uitspraak van een klant. Een BSO met drie groepen krijgt bericht van een aangekondigd inspectiebezoek. De locatiemanager opent het dossier van die locatie, ziet dat het beleidsonderdeel over de buitenruimte een openstaande herziening heeft en dat twee medewerkers het gewijzigde protocol nog niet hebben afgetekend. Ze zet beide punten die middag recht en exporteert het dossier als pdf. De avond ervoor hoeft ze niets meer te zoeken.
Tarieven
Drie pakketten, geen verrassingen
Alle prijzen zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Maandelijks opzegbaar, zonder opstartkosten.
Gastouder
22 euro per maand
Voor een gastouder of een kleine voorziening met een opvangadres.
- Een locatie met een volledig dossier
- Beleid en protocollen met versiebeheer
- Meldcode als stappenroute
- Ongevalsregistratie en logboek buitenruimte
- Export voor het inspectiebezoek
Locatie
44 euro per maand
Voor een kinderdagverblijf of BSO met meerdere groepen en een vast team.
- Alles uit Gastouder
- Tot drie locaties in een overzicht
- Onbeperkt medewerkers met aftekenen
- Personeelsdossier met VOG en screening
- Herinneringen per herzieningsdatum
Organisatie
89 euro per maand
Voor een houder of gastouderbureau met veel locaties en meerdere managers.
- Alles uit Locatie
- Onbeperkt locaties met eigen eigenaren
- Overzicht over alle locaties tegelijk
- Rollen voor directie, managers en team
- Begeleide inrichting van de eerste locaties
Draai je een samenwerkingsverband met een afwijkende opzet? Vraag dan een offerte op maat aan via het formulier hieronder.
Veelgestelde vragen
Wat houders ons het vaakst vragen
Voor wie is Opvangdossier bedoeld?
Voor houders van kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang en gastouderbureaus die hun veiligheids- en gezondheidsbeleid, meldcode en personeelsdossiers actueel moeten houden. Van een gastouderbureau met een handvol locaties tot een organisatie met tientallen groepen.
Vervangt Opvangdossier de beoordeling van de GGD?
Nee. De GGD inspecteert namens de gemeente en beoordeelt zelf of je locatie aan de Wet kinderopvang voldoet. Opvangdossier zorgt alleen dat je beleid, bewijsstukken en logboeken vindbaar en actueel zijn op het moment dat de toezichthouder erom vraagt.
Wat gebeurt er met de gegevens van kinderen en medewerkers?
Je bepaalt zelf wat je vastlegt. Wij adviseren om in het dossier alleen op te nemen wat je nodig hebt voor toezicht en veiligheid. De verwerking valt onder de AVG, de gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
Kan ik mijn bestaande beleidsstukken overzetten?
Ja. Je uploadt je huidige veiligheids- en gezondheidsbeleid, pedagogisch beleidsplan en protocollen als bestand en koppelt ze aan de onderdelen waar ze bij horen. Daarna werk je verder in Opvangdossier en blijft elke oude versie bewaard.
Houdt Opvangdossier de beroepskracht-kindratio bij?
Opvangdossier rekent de beroepskracht-kindratio niet uit. De officiele berekening doe je met de rekentool op 1ratio.nl. Wel leg je in het dossier vast welke uitkomst je hanteert per groep en welk rooster daarbij hoort, zodat je die onderbouwing kunt tonen.
Werkt het ook op de telefoon van een pedagogisch medewerker?
Ja. Het dossier is gebouwd voor kleine schermen, zodat een medewerker een ongevalsregistratie, een controle van de buitenruimte of een aftekening op de groep kan invullen zonder eerst naar het kantoor te lopen.
Hoe snel kan ik beginnen?
Je vraagt een demo aan via het formulier op deze pagina. We nemen binnen twee werkdagen contact op, lopen samen je locaties en beleidsstukken door en zetten de eerste locatie meestal binnen een week volledig ingericht klaar.
Laatste artikelen
Lezen over je dossier
Praktische stukken over inspectievoorbereiding, screening en de kosten van dossierbeheer in de kinderopvang.
Veelgestelde vragen
Wie moet een VOG hebben en hoe werken continue screening en het vierogenprincipe?
De vragen die houders het vaakst stellen over screening en toezicht op de groep, met per antwoord wat je erover vastlegt.
Praktijkvoorbeeld
Waar moet je op letten als je een BSO met drie groepen door het inspectiejaar haalt?
Een geschetst jaar met de controles, aftekeningen en beleidsherzieningen die maand na maand op de rol staan.
Kosten en budget
Hoeveel tijd en geld kost het bijhouden van je opvangdossier per locatie per jaar?
Een rekensom over de uren, de verborgen kosten en de risico's van dossierbeheer, en hoe je die per locatie inzichtelijk maakt.
Demo aanvragen
Laat ons je locaties zien, wij laten je het dossier zien
Vertel kort met wat voor opvang je werkt, hoeveel locaties je hebt en waar het bijhouden nu blijft steken. In een demo van ongeveer een half uur richten we een van jouw locaties als voorbeeld in, zodat je meteen ziet hoe je beleid, meldcode en logboeken eruitzien.
Je aanvraag is vrijblijvend. We vragen geen betaalgegevens en je hoeft niets te installeren.
Liever meteen mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.