Privacyverklaring van Opvangdossier

Wie verwerkt je gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, de uitgever van Opvangdossier. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy gebruik je een e-mail aan jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen apart klantportaal en geen telefonische wachtrij nodig; je krijgt antwoord van de persoon die de dienst ook bouwt.

Op de verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing, in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. De toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens via het contactformulier

Op deze website staat een formulier waarmee je een demo aanvraagt of een vraag stelt. Daarmee verwerken wij de volgende gegevens, en niet meer dan dat.

Het vrije tekstveld is bedoeld voor je situatie als opvangorganisatie: het aantal locaties, de vraag die je hebt, het knelpunt in je huidige werkwijze. Zet daar geen gegevens van individuele kinderen, ouders of medewerkers in. Wij hebben die niet nodig om je vraag te beantwoorden en we vragen er ook nooit om in een e-mail.

Het formulier bevat een verborgen veld dat alleen door geautomatiseerde scripts wordt ingevuld. Wordt het toch ingevuld, dan verdwijnt het bericht in de spamverwerking. Er zit geen profilering achter en er wordt geen besluit over jou genomen op basis van dat filter.

Gegevens in het dossier zelf

Zodra je met Opvangdossier gaat werken, ontstaat er een tweede situatie die duidelijk van de eerste verschilt. In het dossier van jouw opvangorganisatie kunnen gegevens staan die veel gevoeliger zijn dan een contactverzoek. Denk aan een ongevalsregistratie waarin de naam van een kind staat, aan een afweging in het kader van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, aan een aftekening van een protocol door een pedagogisch medewerker of aan de registratie dat er een Verklaring Omtrent het Gedrag is overgelegd.

Bij die gegevens ben jij als houder de verwerkingsverantwoordelijke en is MLJ verwerker. Wij bepalen niet wat er in jouw dossier komt en gebruiken de inhoud niet voor eigen doeleinden. Daarom hoort bij een abonnement een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, met afspraken over instructies, beveiliging, hulp bij verzoeken van betrokkenen en teruggave of verwijdering aan het einde.

Als houder houd je zelf een verwerkingsregister bij. Dat is de plicht uit artikel 30 AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft, en in de kinderopvang is dat vrijwel altijd het geval. Bij verwerkingen met een hoog risico kan bovendien een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig zijn, de DPIA uit artikel 35 AVG. Wij leveren op verzoek de technische informatie die je daarvoor nodig hebt.

Waarom wij deze gegevens verwerken

Voor het contactformulier is de grondslag het nemen van maatregelen op jouw verzoek voordat er een overeenkomst is, en daarna de uitvoering van die overeenkomst. Jij vraagt om een demo of om informatie, wij hebben je gegevens nodig om te antwoorden. Voor het tegengaan van spam en misbruik van het formulier is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: een werkbaar contactkanaal houden.

Wij gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet door en zetten je niet ongevraagd op een nieuwsbrief. Er wordt geen profiel van je opgebouwd en er zijn geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Een aanvraag via het formulier bewaren wij zolang het contact loopt en zolang het redelijk is dat je erop terugkomt. Loopt het contact dood en komt er geen overeenkomst, dan verwijderen wij het bericht en de bijbehorende gegevens. Je kunt ook op elk moment vragen om directe verwijdering; dat doen wij dan zonder tegenvragen.

Komt er wel een overeenkomst, dan horen de facturen en de bijbehorende administratie bij de gegevens die wij moeten bewaren. Voor de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Die stukken blijven dus staan, ook als de samenwerking eerder eindigt.

Voor de inhoud van jouw dossier bepaal jij de bewaartermijnen, want jij bent daar verwerkingsverantwoordelijke. Bij het einde van het abonnement krijg je je gegevens in een bruikbaar bestandsformaat terug, waarna wij ze uit onze systemen verwijderen volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wie de gegevens nog meer ziet

Zo weinig mogelijk partijen. Concreet gaat het om deze:

• Netlify, Inc. host deze website en verwerkt de inzending van het formulier. Netlify treedt daarbij op als verwerker voor MLJ.
• De e-mailvoorziening waarmee wij je antwoord versturen en ontvangen.
• De hostingomgeving binnen de Europese Unie waarin de dossiers van klanten staan.

Verder deelt MLJ je gegevens niet, tenzij een wettelijke verplichting daartoe dwingt. Er zijn geen reclamenetwerken, geen datamakelaars en geen analysediensten die meekijken. Welke cookies er bij dit alles horen, staat in het cookiebeleid.

Waar de gegevens staan

De dossiers van klanten staan op servers binnen de Europese Unie. Voor het uitserveren van de website en de verwerking van formulierinzendingen kan verkeer via infrastructuur buiten de Europese Unie lopen. Waar dat gebeurt, steunt de doorgifte op de standaardwaarborgen die de AVG daarvoor kent, vastgelegd in onze afspraken met de betrokken verwerker. Wil je precies weten hoe dat voor jouw situatie ligt, vraag het dan op via jimenezjulien42@gmail.com.

Beveiliging en datalekken

De website en de dienst zijn alleen via een versleutelde verbinding bereikbaar. Toegang tot dossiers verloopt via persoonlijke accounts met rechten per onderdeel, zodat een invalkracht op de groep niet dezelfde informatie ziet als een locatiemanager. Wij houden bij wie wat wanneer wijzigt, want dat is voor een dossier ook inhoudelijk van belang.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan geldt de meldplicht: een datalek wordt binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Betreft het een lek in jouw dossier, dan informeren wij jou onverwijld, zodat jij je eigen meldplicht als verwerkingsverantwoordelijke kunt nakomen.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is een verzoek complex, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort dat dan binnen de eerste maand, met de reden erbij.

Gaat je verzoek over gegevens die in het dossier van een opvangorganisatie staan, bijvoorbeeld omdat je ouder bent van een kind of medewerker van een locatie, richt je dan tot die organisatie. Zij is daar de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen je door en helpen de houder om het verzoek technisch uit te voeren.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het oneens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Wil je verder lezen over hoe je gevoelige informatie in een opvangdossier proportioneel vastlegt, dan helpt het stappenplan over de meldcode. Over de registratie rond medewerkers gaat het stuk over VOG en continue screening. Wat de dienst zelf doet, lees je op de startpagina van Opvangdossier.