Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn en waarvoor dit geldt

Deze voorwaarden zijn van MLJ, uitgever van Opvangdossier. De bedrijfsgegevens staan in het colofon. Waar hieronder wij staat, wordt MLJ bedoeld; waar jij staat, wordt de klant bedoeld, meestal een houder van een kinderdagverblijf, een buitenschoolse opvang of een gastouderbureau.

De voorwaarden gelden voor het gebruik van deze website, voor elke aanvraag die je via het formulier doet, voor offertes die wij uitbrengen en voor abonnementen op Opvangdossier. Eigen inkoopvoorwaarden van een klant gelden alleen als wij die vooraf schriftelijk hebben aanvaard. Wijkt een afspraak in een offerte of overeenkomst af van deze voorwaarden, dan gaat die afspraak voor.

2. Wat de dienst inhoudt

Opvangdossier is software die via een browser wordt gebruikt. De dienst brengt het veiligheids- en gezondheidsbeleid, protocollen, logboeken, aftekeningen en de administratie rond medewerkers van een opvangorganisatie samen op een plek, met versiebeheer, eigenaren en herinneringen per onderdeel.

Wat de dienst uitdrukkelijk niet is, staat er net zo duidelijk bij:

• Opvangdossier is geen toezichthouder en geeft geen goedkeuring. De GGD inspecteert namens de gemeente en beoordeelt zelf of jouw locatie aan de Wet kinderopvang voldoet.
• Opvangdossier is geen juridisch of pedagogisch advies. De teksten en modellen zijn hulpmiddelen; de inhoud van je beleid blijft jouw verantwoordelijkheid.
• Opvangdossier berekent de beroepskracht-kindratio niet. Die berekening doe je met de rekentool op 1ratio.nl; in het dossier leg je alleen vast welke uitkomst je hanteert en welk rooster daarbij hoort.
• Opvangdossier is geen kindplanningssysteem, geen urenregistratie en geen facturatiepakket voor ouderbijdragen.

3. Deze website is nu een vitrine

Op dit moment is opvangdossier.nl een etalage van de dienst. Je kunt hier geen account aanmaken en geen abonnement afrekenen. Wat je wel kunt, is een aanvraag doen via het contactformulier of een e-mail sturen naar jimenezjulien42@gmail.com.

Zo'n aanvraag is vrijblijvend. Je gaat er geen verplichting mee aan, er wordt niets afgeschreven en je hoeft geen betaalgegevens achter te laten. Wij reageren binnen twee werkdagen. Uit dat contact volgt hooguit een afspraak, een demonstratie of een offerte.

4. Offertes en het sluiten van de overeenkomst

Offertes zijn vrijblijvend, tenzij er een aanvaardingstermijn in staat. De prijzen en de omschrijving in een offerte gelden alleen voor de situatie die je hebt opgegeven, bijvoorbeeld het aantal locaties en het aantal gebruikers. Wijkt de werkelijkheid daarvan af, dan mogen wij de offerte aanpassen voordat er een overeenkomst is.

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat je een offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of op het moment dat wij een bevestiging sturen na een bestelling. Kennelijke schrijf- en rekenfouten binden ons niet.

5. Prijzen, btw en betaling

De pakketten heten Gastouder, Locatie en Organisatie. De tarieven staan op de startpagina bij de tarieven en zijn per maand. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. Op de dienst is het algemene btw-tarief van 21 procent van toepassing. Op de factuur staan het tarief en het btw-bedrag apart vermeld, samen met de overige gegevens die een factuur moet bevatten.

Facturatie gebeurt vooraf, per maand of per jaar zoals in de overeenkomst is vastgelegd. De betaaltermijn is 30 dagen na de factuurdatum, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken.

Betaal je niet op tijd, dan sturen wij eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Die kosten volgen de wettelijke staffel, met een minimum van 40 euro. Ben je consument, dan ontvang je eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen voordat er kosten worden berekend.

Wij mogen de tarieven jaarlijks aanpassen. Een verhoging kondigen wij ten minste een maand voor de ingangsdatum aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst tegen die ingangsdatum opzeggen.

6. Duur, verlenging en opzegging

Een abonnement gaat in op de datum die in de bevestiging staat en loopt voor de overeengekomen periode. Daarna wordt het stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode, tenzij een van beide partijen opzegt.

Opzeggen kan per e-mail naar jimenezjulien42@gmail.com, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand tegen het einde van de lopende periode. Wij bevestigen elke opzegging schriftelijk, zodat je een bewijs hebt.

Bij het einde van de overeenkomst krijg je de gelegenheid je dossiers te exporteren in een bruikbaar bestandsformaat. Daarna verwijderen wij de gegevens uit onze systemen, met uitzondering van wat wij op grond van de wet moeten bewaren, zoals de administratie met een bewaarplicht van 7 jaar.

Wij mogen de dienst opschorten of de overeenkomst beeindigen als een factuur na herhaalde aanmaning onbetaald blijft, als de dienst wordt gebruikt in strijd met deze voorwaarden of als de veiligheid van het systeem in het geding is. Opschorting kondigen wij aan, tenzij direct handelen noodzakelijk is.

7. Wat wij doen

• Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden en beveiligen de toegang met persoonlijke accounts en rechten per onderdeel.
• Wij maken back-ups van de gegevens en kunnen die terugzetten als er iets misgaat aan onze kant.
• Wij melden gepland onderhoud vooraf en voeren dat waar mogelijk buiten de openingstijden van de opvang uit.
• Wij beantwoorden vragen over het gebruik van de dienst binnen twee werkdagen.
• Wij houden de structuur van de dienst bij als de regelgeving voor de kinderopvang wijzigt, zonder te beweren dat wij daarmee jouw beleid inhoudelijk goedkeuren.

Wij beloven geen ononderbroken beschikbaarheid. Storingen bij de hostingpartij, bij internetproviders of door oorzaken buiten onze macht kunnen de dienst tijdelijk onbereikbaar maken.

8. Wat jij doet

• Je zorgt dat de gegevens die je invoert juist zijn en dat je beleid en protocollen inhoudelijk kloppen voor jouw locaties.
• Je gaat zorgvuldig om met inloggegevens en meldt het ons meteen als je vermoedt dat iemand ongeautoriseerd toegang heeft.
• Je geeft alleen toegang aan medewerkers die die toegang voor hun werk nodig hebben, en trekt rechten in bij vertrek.
• Je gebruikt de dienst niet voor gegevens die er niet in horen en zet er niet meer gegevens over kinderen, ouders en medewerkers in dan nodig is.
• Je blijft zelf verantwoordelijk voor het nakomen van je verplichtingen uit de Wet kinderopvang en voor wat je aan de toezichthouder toont.

9. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst hebt betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, reputatieschade of gevolgschade. Wij zijn evenmin aansprakelijk voor de uitkomst van een inspectie, voor een herstelafspraak, voor een handhavingsbesluit van een gemeente of voor de inhoud van beleid en dossiers die jij hebt vastgelegd.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant, en evenmin voor zover dwingend recht een verdergaande aansprakelijkheid voorschrijft.

10. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de software, de naam Opvangdossier, het ontwerp van de website, de teksten en de documentmodellen liggen bij MLJ. Je krijgt met het abonnement een gebruiksrecht dat niet overdraagbaar is en dat eindigt als de overeenkomst eindigt.

De gegevens die jij invoert, blijven van jou. Wij gebruiken de inhoud van jouw dossier niet voor eigen doeleinden, verkopen die niet en gebruiken die niet om onze dienst zichtbaar te maken bij derden.

11. Persoonsgegevens

Bij het gebruik van de dienst worden persoonsgegevens verwerkt, waaronder gegevens van medewerkers en soms van kinderen en ouders. Jij bent daarbij verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Daarom hoort bij het abonnement een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

Hoe wij met gegevens omgaan, welke rechten betrokkenen hebben en hoe een datalek wordt behandeld, staat in de privacyverklaring. Voor de website zelf geldt daarnaast het cookiebeleid. Ben je op zoek naar achtergrond bij het proportioneel vastleggen van gevoelige informatie, dan biedt het stappenplan over de meldcode een concreet vertrekpunt.

12. Toepasselijk recht en de rechter

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten die eronder vallen, is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij eerst samen op tafel; komen wij er niet uit, dan worden ze voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar jij bent gevestigd. Ben je consument, dan blijven de dwingende bepalingen van het Nederlandse consumentenrecht onverkort gelden.

13. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert of als regelgeving daartoe aanleiding geeft. Een wijziging die voor lopende abonnementen ongunstig uitpakt, kondigen wij ten minste een maand vooraf per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Een vraag over een van deze artikelen stel je gerust via het contactformulier; wie de dienst maakt en waarom, lees je op de auteurspagina.