Wetgeving en regels
Welke eisen stelt de Wet kinderopvang aan je dossier en wat controleert de GGD daarvan?
De Wet kinderopvang schrijft geen formulier voor. Ze schrijft voor wat je moet kunnen laten zien: dat je locatie geregistreerd staat, dat je beleid actueel en bekend is, en dat de mensen op de groep gescreend zijn. Dit artikel zet de regels op een rij die de inhoud van je dossier bepalen, en vertaalt elke regel naar het bewijsstuk dat erbij hoort.
De Wet kinderopvang bepaalt het kader
Kinderopvang valt onder de Wet kinderopvang. Die wet legt de verantwoordelijkheid bij de houder: de organisatie of persoon op wiens naam de opvang staat. Niet bij de locatiemanager, niet bij het team, en ook niet bij de toezichthouder die langskomt.
Dat is meer dan een juridisch detail. Het betekent dat jij als houder moet kunnen aantonen dat de opvang op elke locatie voldoet aan de eisen, ook op een locatie waar je zelf zelden staat. Dat aantonen doe je met een dossier.
Waarom het dossier het bewijsmiddel is
Veiligheid en kwaliteit zie je op de groep, maar een bezoek van een uur laat maar een fractie van het jaar zien. Het dossier vult de rest in: wat er is afgesproken, wanneer het is gecontroleerd, wie het heeft gedaan en wat eruit kwam.
Een goed dossier is daarom geen verzameling documenten maar een verzameling antwoorden. Bij elke eis hoort een plek waar het antwoord staat.
Het Landelijk Register Kinderopvang
Locaties staan in het Landelijk Register Kinderopvang, het LRK. De registratie is het startpunt: pas als een locatie erin staat, is er sprake van geregistreerde kinderopvang.
Voor je dossier heeft dat twee gevolgen. Ten eerste moeten de gegevens die je in het register hebt staan overeenkomen met de werkelijkheid op de locatie. Ten tweede is de registratie van je locatie de kapstok waaraan je alle andere stukken hangt.
Houd registratie en praktijk gelijk
Verandert er iets aan de opvang zelf, dan verandert er meestal ook iets aan de gegevens die geregistreerd zijn. Denk aan een verhuizing, een wijziging in het soort opvang of een verandering bij de houder.
Loop daarom bij elke grote wijziging op de locatie kort na of de registratiegegevens nog kloppen. Een verschil tussen wat er in het register staat en wat er in het gebouw gebeurt, is het soort losse eind dat een toezichthouder direct opmerkt.
De GGD inspecteert namens de gemeente
De GGD inspecteert namens de gemeente. Die zin bevat twee rollen: de GGD onderzoekt en beoordeelt, de gemeente is het bevoegd gezag dat beslist wat er met de uitkomst gebeurt.
Voor jou als houder betekent dat: het gesprek voer je met de toezichthouder, maar de gevolgen lopen via de gemeente. Het loont dus om tekortkomingen snel en aantoonbaar te herstellen, met een datum en een bewijsstuk erbij.
Waar een toezichthouder naar kijkt
- Wat er in de beleidsstukken staat en of dat de situatie op deze locatie beschrijft.
- Wat medewerkers op de groep vertellen en doen, en of dat aansluit op het beleid.
- Of de mensen die met kinderen werken gescreend zijn.
- Of er een werkende meldcode is en of medewerkers weten wat hun eerste stap is.
- Of de personele inzet op de groep past bij het aantal en de leeftijd van de kinderen.
De eisen die je dossier moet kunnen dragen
De onderstaande onderdelen komen rechtstreeks uit de eisen aan houders van kinderopvang. Ze vormen de ruggengraat van elk dossier.
| Eis | Wat je in het dossier zet |
|---|---|
| Veiligheids- en gezondheidsbeleid dat actueel is en bekend bij medewerkers | Het beleid met versiedatum, plus registraties van controles en van de momenten waarop het team het besproken heeft |
| Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling | De meldcode zelf, wie de aandachtsfunctionaris is, en losstaand daarvan de vastlegging per signaal |
| VOG en continue screening voor medewerkers | Per persoon de gegevens van de Verklaring Omtrent het Gedrag en de status van de screening |
| Vierogenprincipe in de dagopvang | De beschrijving van hoe je het principe invult op deze locatie, met de roosters en de inrichting die dat mogelijk maken |
| Beroepskracht-kindratio | De uitkomst per groep uit de rekentool op 1ratio.nl, met het rooster en de bezetting waarop die uitkomst gebaseerd is |
Veiligheids- en gezondheidsbeleid
Houders moeten een veiligheids- en gezondheidsbeleid hebben dat actueel is en bekend bij medewerkers. Het woord actueel maakt van het beleid een levend document en geen eenmalige opdracht. Hoe je dat organiseert, staat uitgewerkt in de gids over het veiligheids- en gezondheidsbeleid het hele jaar actueel houden.
Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling
Houders werken met een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. De meldcode beschrijft hoe medewerkers omgaan met signalen: van het vastleggen van waarnemingen tot het besluit om wel of niet te melden.
In je dossier horen twee gescheiden zaken. De meldcode als document hoort bij het beleid. De vastlegging rond een concreet kind hoort daar niet bij: dat zijn gevoelige gegevens die apart en beperkt toegankelijk worden bewaard.
VOG en continue screening
Medewerkers vallen onder continue screening en moeten een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben. Een VOG wordt afgegeven door Justis. In je dossier houd je per persoon bij welke gegevens daarbij horen en of alles op orde is voordat iemand op de groep staat.
Vierogenprincipe
In de dagopvang geldt het vierogenprincipe. Het principe zegt niet dat er altijd twee volwassenen in dezelfde ruimte staan, maar dat de opvang zo is ingericht dat een medewerker gezien of gehoord kan worden. Je legt vast hoe je dat op deze locatie waarmaakt: met ramen, met open deuren, met de indeling van het rooster of met een combinatie daarvan.
Beroepskracht-kindratio
De beroepskracht-kindratio wordt berekend met de rekentool op 1ratio.nl. Die berekening hoort thuis in je planning, en de uitkomst hoort thuis in je dossier: per groep, met de leeftijdsopbouw en het rooster waarop hij gebaseerd is.
Regels die van buiten de Wet kinderopvang komen
Een opvanglocatie is ook een werkplek, een gebouw met buitenruimte en een organisatie die persoonsgegevens verwerkt. Daar horen eisen bij die niet uit de Wet kinderopvang komen maar wel in je dossier thuishoren.
Arbowet: de RI&E en het plan van aanpak
Elke werkgever moet volgens de Arbowet een risico-inventarisatie en -evaluatie hebben met een plan van aanpak. Werkgevers met ten hoogste 25 werknemers mogen een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de risico-inventarisatie dan niet te laten toetsen. Het toezicht op arbeidsomstandigheden ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
De risico-inventarisatie gaat over je medewerkers, het veiligheids- en gezondheidsbeleid over de kinderen. Ze raken elkaar bij til- en werkhoudingen, bij schoonmaakmiddelen en bij de inrichting van de ruimtes. Verwijs in beide documenten naar elkaar.
Speeltoestellen: logboek en normen
Het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen verplicht de beheerder van een speeltoestel om een logboek bij te houden met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen. De NVWA houdt toezicht. De veiligheidseisen voor speeltoestellen zijn uitgewerkt in de normenreeks NEN-EN 1176.
Bomen en groen op het terrein
Staat er een boom op je buitenterrein, dan heb je als eigenaar een zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 BW over onrechtmatige daad en artikel 6:174 BW over aansprakelijkheid voor opstallen. Visual Tree Assessment is de gangbare methodiek voor periodieke boomveiligheidscontrole. Bewaar het rapport bij je dossier, samen met de acties die eruit volgden.
AVG: gegevens van kinderen en medewerkers
De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en kreeg in Nederland een eigen uitwerking in de Uitvoeringswet AVG. Het toezicht ligt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Het verwerkingsregister staat in artikel 30 AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft; in de praktijk geldt de plicht daardoor bijna altijd.
- Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens op grond van artikel 9 AVG. Allergieen, medicatieafspraken en zorgsignalen vallen daaronder.
- Werk je met een softwareleverancier, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG.
- Datalekken moeten binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moeten intern worden geregistreerd.
- Ouders hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden.
Hoe je hier een dossier van maakt
De valkuil is dat elk onderwerp zijn eigen map, eigen eigenaar en eigen ritme krijgt. Dan heb je geen dossier maar een archief. Werk daarom met een vaste indeling waarin elk onderdeel dezelfde vier velden heeft: het document, de eigenaar, de termijn en het bewijs.
Zo blijft ook zichtbaar wat er ontbreekt, want een leeg bewijsveld valt op. Wie wil weten welke lege velden een toezichthouder als eerste ziet, vindt die in het overzicht van fouten die tijdens een inspectie opvallen.
Bij de dossiermodule van Opvangdossier is die indeling het uitgangspunt: elke eis krijgt een eigen kaart met versiehistorie, verantwoordelijke en registraties, zodat je nooit hoeft te zoeken in welke map iets is beland.
Conclusie: de regels zijn te overzien, het bijhouden is het werk
De Wet kinderopvang, het Landelijk Register Kinderopvang en het toezicht van de GGD vragen samen om iets eenvoudigs: laat zien dat je weet wat er op je locatie speelt en dat je erop handelt. De eisen zijn te tellen, het onderhoud is het echte werk.
Opvangdossier vertaalt die eisen naar een vaste structuur met eigenaren, termijnen en bewijs per onderdeel, zodat je bij een bezoek geen mappen hoeft door te spitten. Wil je dat een keer op je eigen locaties zien, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Wie erachter zit en hoe hij deze regels leest, lees je op de pagina over de maker.
